ORGANIGRAMME DES SERVICES

MISSIONS DES SERVICES

Pôle Stratégie Politique et Communication

Missions :

Relations avec les élus :

  • Gestion de l’agenda du Maire et préparation de ses rendez-vous,
  • Traitement des courriers électroniques adressés au Maire,
  • Gestion des relations du Maire avec m2A en tant que vice-président,
  • Rédaction de notes, mots et courriers divers pour le compte du Maire,
  • Prise de rendez-vous pour les élus.

 

Démocratie participative :

Préparation, organisation et suivi des différentes instances.

 

Communication :

  • Organisation de manifestations et de réceptions,
  • Relations avec la presse et création de la revue de presse quotidienne,
  • Publications : Bulletin municipal et Illzach Passion,
  • Rapport d’activités de la Ville,
  • Site internet, page Facebook, panneaux électroniques et réseau d’affichage Decaux,
  • Créations graphiques,
  • Travaux de reprographie à destination des associations,
  • Objets promotionnels / stocks boissons.

Police Municipale, Sécurité, Prévention

Missions :

Direction Générale des Services

Missions :

Les rôles du Directeur Général des Services :

  • Mise en œuvre des orientations de politique publique définies par l’autorité territoriale,
  • Impulsion de projets stratégiques,
  • Suivi du projet d’administration et des projets de pôles
  • Direction et coordination de l’ensemble des services,
  • Animation du CODIR
  • Relations avec les élus, les responsables de l’agglomération et les partenaires de la Ville
  • Suivi des dossiers relatifs à l’intercommunalité
  • Participation aux réunions du Conseil municipal, du Bureau exécutif et des Commissions municipales

 

Le secrétariat général :

Il traite des affaires générales de la commune. Ce terme générique implique en réalité de nombreuses missions, réalisées en transversalité avec tous les services municipaux :

  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs,
  • Correspondances et courriers,
  • Traitement des courriels adressés en mairie,
  • Préparation et suivi du Conseil Municipal et des réunions de la Municipalité,
  • Transmission dématérialisée à la Sous-Préfecture des documents soumis au contrôle de légalité,
  • Tenue du registre des arrêtés municipaux et du recueil des actes administratifs,
  • Rédaction de comptes-rendus, notes…

Pôle Ressources Humaines

Missions :

GESTION DES CARRIERES / FORMATION / MOBILITE / RECRUTEMENT

Gestion des carrières :

  • Etablissement des arrêtés municipaux, contrats de travail (avancement d’échelon, de grade, promotion interne, dossiers de médailles, temps partiel…)
  • Mise à jour des documents et des déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
  • Accueil physique et téléphonique des agents
  • GPEC : Diagnostic de l’existant en termes de ressources, effectifs, emplois, compétences.

Formation :

  • Identifier et analyser les besoins individuels et collectifs en matière d’évolution des compétences et de formations.
  • Concevoir, mettre en œuvre et évaluer le plan de formation et les dispositifs de professionnalisation associés en cohérence avec la politique ressources humaines de la collectivité.

Mobilité :

Etablir tous les documents relatifs à la mutation, au changement de poste en interne (arrêtés, courriers, mise à jour des organigrammes…)

Recrutement :

  • Etablissement des arrêtés municipaux et des contrats de travail
  • Suivi des dossiers des contrats aidés (CEA, CAE) et des apprentis
  • Suivi des inscriptions de stage

Santé et bien-être au travail :

  • Gestion des accidents du travail et des aménagements de poste
  • Liaison avec le comité médical, la commission de réforme et la médecine du travail.

 

GESTION DE LA PAIE
  • Gestion de la paie : saisie des éléments variables, contrôle, garantir l’application du régime indemnitaire et proposer les évolutions nécessaires
  • Elaboration des arrêtés de régime indemnitaire

 

ASSISTANTS PREVENTION

Contribuer à l’amélioration de la prévention des risques professionnels en assistant et en conseillant l’autorité territoriale et les services dans la mise en œuvre des règles de santé et de sécurité au travail.

Pôle Administratif, Financier et Prospective

Missions :

PROSPECTIVE FINANCIERE / POLITIQUE DE LA VILLE / ASSOCIATIONS

Politique de la Ville

Prospective financière

En cours

Associations

En cours

FINANCES
  • Elaboration des documents budgétaires et financiers (DOB, BP, CA et Décisions Modificatives),
  • Exécution et contrôles budgétaires (dépenses et recettes),
  • Enregistrement des commandes et engagements des services,
  • Préparation des commissions des finances et des délibérations relatives aux points financiers,
  • Gestion de la dette et de la trésorerie,
  • Prospective financière de la Ville,
  • Gestion des immobilisations,
  • Gestion des assurances et des sinistres

 

COMMANDE PUBLIQUE

Préparation du marché :

  • Soutien aux services dans la définition de leurs besoins et l’établissement des documents techniques
  • Choix de la forme du marché (durée, forme du prix, allotissement, tranche, accord-cadre)
  • Elaboration du marché (procédure, « prestation supplémentaire éventuelle », variantes, …)
  • Rédaction des pièces administratives

Passation du marché :

  • Publicité
  • Recueil, analyse et classement des candidatures et des offres
  • Achèvement de la procédure (information candidats évincés, contrôle de légalité, notification du marché)

Exécution du marché :

  • Paiements, avances et acomptes
  • Sous-traitances, modifications de marché, reconductions, résiliations, réceptions ou admissions des prestations

Divers :

Veille et recherches juridiques

 

ARCHIVES / DOCUMENTATIONS
  • Collecter les documents produits et reçus par les différents services municipaux,
  • Conseiller et aider à l’archivage,
  • Trier et classer les archives collectées,
  • Communication des archives aux services et au public,
  • Documentation : gestion des abonnements et commande d’ouvrages.

 

Le service des archives municipales est chargé de gérer et conserver les archives communales, c’est-à-dire l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur support ou leur forme, produits ou reçus par la mairie et par ses différents services et établissements dans l’exercice de leur activité.

La conservation de ces documents est organisée pour permettre d’établir la preuve d’un droit et pour répondre à des besoins de gestion ou d’information. Elle a également un intérêt historique.

 

SYSTEME D’INFORMATION ET TELECOMMUNICATIONS
  • Gestion et maintenance du parc informatique de la mairie et des écoles maternelles et élémentaires,
  • Suivi et mise à jour des logiciels,
  • Assurer le bon fonctionnement et la sécurité de l’ensemble du système d’information,
  • Gestion des réseaux et télécommunications,
  • Gestion du parc d’imprimantes et copieurs,
  • Assistance aux utilisateurs de matériel informatique,
  • Mise en place des moyens informatiques et audiovisuels pour les réunions organisées par la mairie.

Pôle Juridique et Contrôle de gestion

Missions :

CONSEIL ET VEILLE JURIDIQUE / DOSSIERS SENSIBLES

Conseil et veille juridique

  • Conseil ponctuel aux services de la collectivité et aux partenaires extérieurs (structures associatives notamment)
  • Prévention des contentieux
  • Suivi de l’actualité réglementaire, législative et jurisprudentielle
  • Analyse ponctuelle de textes

 Dossiers sensibles :

  • Suivi des dossiers de contentieux de la collectivité
  • Suivi ponctuel de dossiers présentant un intérêt particulier ou un enjeu stratégique pour la collectivité

 

ECONOME DES FLUX / DEVELOPPEMENT DURABLE

Les préoccupations environnementales sont devenues, au fil des années, de plus en plus incontournables. Les collectivités territoriales se sont fortement investies dans ces domaines et Illzach ne fait pas exception à la règle. Ainsi, un poste d’économe de flux a été créé fin 2011 au sein des services municipaux.

Ses compétences peuvent être scindées en quatre grandes catégories :

Intervenir au niveau des bâtiments communaux et de l’éclairage public :

  • Rechercher les moyens, procédés et modes de gestion de nature à diminuer les consommations et les dépenses en fluides puis évaluer les résultats des préconisations mises en œuvre.
  • Assurer un suivi des consommations de fluides à l’échelle des bâtiments communaux et de l’éclairage public (fluides : gaz, fioul, électricité, eau).
  • Proposer et mettre en place des solutions techniques visant à améliorer le confort dans les bâtiments communaux et à réduire les consommations de fluides, et donc les émissions de gaz à effet de serre (dans le cadre de programmes pluriannuels d’actions et de travaux en faveur de l’efficacité énergétique).
  • Assurer le suivi des contrats d’approvisionnement en énergie et des contrats de maintenance des équipements communaux.

Sensibiliser :

Mettre en œuvre des actions de communication et de sensibilisation à la maîtrise des consommations de fluides dans les bâtiments (agir sur la sobriété énergétique…). Publics cibles : personnel communal, scolaires, associations, habitants.

Être le référent développement durable de la commune :

  • Faire le lien avec Mulhouse Alsace Agglomération en ce qui concerne l’implication de la Ville d’Illzach dans le Plan Climat Territorial de m2A (rédaction des fiches actions…) ainsi que dans le cadre du Plan stratégique et opérationnel de la transition énergétique.
  • Travailler sur des dossiers relatifs à d’autres compétences environnementales : bruit (réalisation des Cartes de bruit), déchets (référent PLP (Plan Local de Prévention des déchets) de la commune), légionelles gestion des Carnets de Suivi Sanitaire), qualité de l’air intérieur, transports, etc.

Participer au Contrôle de gestion :

Contribuer au déploiement d’un outil informatique permettant une meilleure gestion du service public rendu et de dégager des éléments d’aide à la décision en termes d’économies financières.

 

Chiffres clés

837 000€ TTC : la dépense 2015 en fluides (gaz, électricité, eau) à l’échelle du patrimoine communal d’Illzach (bâtiments + éclairage public)

306kWhep/m2.an : le ratio moyen 2015 de consommation en énergie à Illzach

298 l/m2.an : le ratio moyen 2015 de consommation en eau à Illzach

16 € TTC/m2.an : le ratio moyen 2015 de dépense en fluides à Illzach

 

AMENAGEMENT / URBANISME
  • Accueil du public et renseignements administratifs et techniques
  • Instruction et délivrance des documents relatifs au droit des sols (autorisation de travaux, permis de construire, déclaration préalable, permis de démolir, permis d’aménager, certificats d’urbanisme…)
  • Suivi de la procédure de modification du PLU
  • Suivi des contentieux en matière d’urbanisme
  • Mise en œuvre de la politique foncière de la ville (acquisition et vente de biens immobiliers), mise à disposition des bâtiments communaux
  • Suivi du droit de préemption urbain pour la ville

 

PREVENTION SECURITE ERP
  • Prévention (sécurité incendie) dans les Etablissements Recevant du Public (ERP), Commissions de sécurité,
  • Commissions communales d’accessibilité handicapés (bâtiments et voirie) au regard de la « loi handicap » du 11 février 2005,
  • Information de la population sur les risques majeurs naturels et technologiques,
  • Suivi des installations classées (enquêtes publiques) et Plan de Prévention des Risques Technologiques (PPRT)
  • Commission Départementale d’Aménagement Commercial (CDAC)
  • Installations classées

 

CONTROLE DE GESTION / CONTROLE QUALITE
  • Réalisation d’études thématiques sur des données financières et organisationnelles tendant à s’assurer de l’emploi le plus efficient des ressources de la collectivité,
  • Collecte et études des données permettant d’établir le coût de fonctionnement des services, des divers éléments du patrimoine communal,
  • Valorisation des prestations réalisées pour le compte de tiers,
  • Transmission aux élus d’informations nécessaires à la prise des décisions stratégiques quant à l’évolution de la collectivité et de ses politiques,
  • Recherche des actions et méthodes permettant de rationaliser le fonctionnement des services et de réaliser des économies budgétaires,
  • Mission associée de recherche de la meilleure qualité du service réalisé et rendu à la population.

 

Pôle Services à la Population

Missions :

ACCUEIL UNIQUE / ETAT CIVIL / ELECTIONS

Accueil unique :

  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
  • Orientation du public vers les différents services
  • Instruction des demandes et remise de cartes nationales d’identité et des passeports
  • Visa des registres de sociétés
  • Gestion du fichier de la population (déclarations d’arrivée, de changements d’adresse à l’intérieur de la commune et de départs)
  • Etablissement de certificats de vie
  • Légalisation de signatures
  • Autorisations pour les débits de boissons
  • Tâches administratives diverses
  • Affichage réglementaire
  • Gestion du courrier entrée (ouverture, mise sous pli, affranchissement).

Pour les étrangers :

  • Instruction des demandes d’attestation d’accueil en liaison avec la Sous-Préfecture de Mulhouse ou la Préfecture du Haut-Rhin,
  • Regroupements familiaux (enquête ressources pour avis)
  • Certificats de vie
  • Titres de voyage pour réfugiés ou apatrides.

Etat civil – Cimetière :

  • Accueil physique et téléphonique des usagers
  • Tenue des registres d’état civil : enregistrement des naissances, reconnaissances, mariages, décès, apposition de mentions
  • délivrance d’extraits et de copies intégrales d’actes d’état-civil, délivrance et mises à jour des livrets de famille
  • Gestion administrative du cimetière (attribution des concessions, renouvellement, exhumations, inhumations…)
  • Mise à l’honneur des personnes âgées de 80 ans et plus à l’occasion de leur anniversaire et de leurs noces d’or (50 ans de mariage), de diamant (60 ans), de palissandre (65 ans), de platine (70 ans) et d’albâtre (75 ans)
  • Secrétariat du conciliateur de justice
  • Tenue du registre du courrier entrée-sortie

Elections :

  • Accueil physique et téléphonique des usagers
  • Gestion des listes électorales (inscriptions, changements de domicile, radiations)
  • Réunions de la Commission Administrative
  • Organisation des élections politiques
  • Gestion des jurys d’assises
  • Organisation des élections professionnelles et agricoles sous la responsabilité et avec l’assistance de la DGS

 

VIE SCOLAIRE
  • Inscriptions scolaires pour la première année de maternelle,
  • Orienter les inscriptions sur les écoles de secteur,
  • Demandes de dérogation,
  • Mise en œuvre du service minimum d’accueil,
  • Relations avec les directeurs d’école ainsi que les services de l’Education Nationale et les organismes (bilan des conseils d’école, mise en paiement des factures imputées sur le budget annuel alloué à chaque école, ateliers / manifestations organisé(e)s dans le cadre scolaire),
  • Mise en place et suivi des marchés publics (dotation budget annuel),
  • Relations avec les services de l’enfance de l’agglomération (périscolaire, multi-accueil),
  • Suivi et mise en place des Nouvelles Activités Périscolaires (inscriptions, facturations, organisation des N.A.P.),
  • Préparation des délibérations de prise en charge budgétaire des classes de découvertes / sorties scolaires,
  • Refacturation des installations sportives / subventions aux jeunes licenciés sportifs (préparations des délibérations),
  • Suivi et gestion des activités extra-scolaires,
  • Relations et déclarations auprès de la CAF,
  • Lien entre les demandes émanant des directeurs et les différents services de la mairie (technique, police, informatique….).

 

ESPACE SOCIAL
  • Mise en œuvre des dispositions d’aide sociale légale,
  • Subventions versées aux associations qui viennent en aide aux plus démunis,
  • Aide sociale facultative (bons alimentaires, avances ou dons, aides pour les transports : pass’joker),
  • Relations avec les partenaires sociaux,
  • Domiciliation postale pour les personnes sans domicile fixe.
  • Organisation des cérémonies patriotiques,
  • Recensement pour la « Journée Défense et Citoyenneté »,

 

Pôle Technique

Missions :

SERVICES SUPPORTS

Appui administratif :

  • Gestion des demandes de travaux, suivi et statistiques des chantiers
  • Travail administratif : correspondances et courriers, traitement des courriels
  • Accueil physique et téléphonique

Bureau étude technique :

  • Etude et diagnostic dans le cadre de la mise aux normes des bâtiments pour les personnes à mobilité réduite
  • Gestion technique du patrimoine bâti : étude, réhabilitation ou mutation, déconstruction
  • Missions assimilables à de la Maîtrise d’ouvrage axées sur la conduite d’opérations neuves, la gestion technique de réhabilitations, la coordination de gros travaux d’entretien, les diagnostics pour le renouvellement ou l’amélioration des installations techniques, l’assistance aux expertises de sinistres et de contentieux et conseils et propositions, en fonction des moyens, sur la gestion et les modes opératoires d’intégration de critères environnementaux (maîtrise des coûts, pérennité, performances…).
  • Réalisations et mesures de plans pour les services
  • Réalisation de plaques signalétiques et d’affiches
  • Diagnostic « accessibilité » pour les personnes à mobilité réduite et mise en conformité des arrêts de bus et des espaces publics
  • Suivi des déclarations de travaux (DT) et des déclarations d’intention de commencement de travaux (DICT) pour intervention sur les réseaux gérés par la Ville : éclairage public, panneaux lumineux et feux tricolores
  • Eclairage public : travaux neufs et entretien
  • Signalisation horizontale et verticale
  • Travaux de voirie : travaux neuf et entretien / réparation

Gestion technique :

  • Gestion des travaux dans les écoles
  • Suivi des contrats et marchés avec les prestataires extérieurs, suivi technique et administratif des vérifications périodiques
  • Suivi technique et réglementaire des commissions de sécurité et de l’exécution des préconisations

Logistique :

  • Préparation et mise en place du matériel lors des réunions, fêtes et manifestations
  • Organisation du planning de viabilité hivernale

Magasin :

  • Réception, stockage, préparation et distribution des marchandises
  • Gestion des clés et des contrôles d’accès

 

ESPACES PUBLICS URBAINS

Environnement et voirie :

  • Entretien de la voirie communale : petits travaux tels que réfection de chaussée, reprise de bordures…
  • Signalisation verticale
  • Production et culture de végétaux
  • Entretien des espaces verts, des terrains sportifs, du cimetière et des serres : plantation, travaux extérieurs tels que tonte, taille arrosage, désherbage, élagage, abattage, engazonnement…
  • Création des décorations pour les manifestations annuelles et ponctuelles
  • Propreté urbaine
  • Maintenance des wc publics

Gestion flotte, Maintenance :

Gestion et maintenance de la flotte automobile ainsi que de l’ensemble du matériel (tondeuses, tronçonneuses…) : contrôles techniques, contrôles obligatoires, remise en état de la flotte, élaboration d’un plan de renouvellement du parc.

 

ESPACES BATIS

Equipements culturels et sportifs :

  • Entretien et nettoyage des installations sportives
  • Maintenance et rénovation des installations sportives et des salles
  • Préparation des installations pour les compétitions et manifestations diverses
  • Maintenance du matériel sportif

Hygiène et Propreté des Locaux :

  • Propreté des locaux : mairie, écoles, salle des fêtes d’Illzach, ESPACE 110 – Centre Culturel d’Illzach
  • Suivi de l’exécution par les prestataires extérieurs des marchés de prestation de nettoyage

Travaux en régie :

  • Traitement des demandes des écoles : mise en place, création, réparation, entretien des équipements…
  • Gestion des signalements des équipements défectueux à la demande des usagers : potelets cassés, panneaux sciés, lampadaires HS…
  • Mise en place des lumières de Noël et organisation du marché de Noël
  • Sécurisation du patrimoine bâti