MISSIONS DES SERVICES

Pôle Stratégie Politique et Communication

Missions :

Relations avec les élus :

Notamment : gestion de l’agenda du Maire et préparation de ses rendez-vous, rédaction de mots et courriers divers pour le compte du Maire, prise de rendez-vous pour les élus.

 

Démocratie participative :

Préparation, organisation et suivi des différentes instances.

 

Communication :

Notamment : organisation de manifestations et de réceptions, publications de la Ville, gestion des site internet, page Facebook, réseau d’affichage Decaux et créations graphiques.

Police Municipale, Sécurité, Prévention

Missions :

Direction Générale des Services

Missions :

Les rôles du Directeur Général des Services :

Notamment : mise en œuvre des orientations de politique publique définies par l’autorité territoriale, suivi du projet d’administration et des projets de pôles, direction et coordination de l’ensemble des services, suivi des dossiers relatifs à l’intercommunalité.

 

Le secrétariat général :

Il traite des affaires générales de la commune. Ce terme générique implique en réalité de nombreuses missions, réalisées en transversalité avec tous les services municipaux.

Notamment : gestion des correspondances, courriers et courriels adressés en mairie, préparation et suivi du Conseil Municipal et des réunions du Bureau Exécutif, transmission dématérialisée à la Sous-Préfecture des documents soumis au contrôle de légalité.

Pôle Ressources Humaines

Missions :

GESTION DES CARRIERES / FORMATION / MOBILITE / RECRUTEMENT

Gestion des carrières  et recrutement :

Notamment : établissement des arrêtés municipaux et des contrats de travail, mise à jour des documents et des déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, suivi des contrats aidés (CEA, CAE) et des apprentis.

Formation :

Notamment : mettre en oeuvre un plan de formation et des dispositifs de professionnalisation en fonction des besoins personnels et collectifs.

Mobilité :

Etablir tous les documents relatifs à la mutation, au changement de poste en interne (arrêtés, courriers, mise à jour des organigrammes…)

Santé et bien-être au travail :

Notamment : gestion des accidents du travail et des aménagements de poste en liaison avec la médecine du travail.

 

GESTION DE LA PAIE

 

ASSISTANTS PREVENTION

Contribuer à l’amélioration de la prévention des risques professionnels.

Pôle Administratif, Financier et Prospective

Missions :

PROSPECTIVE FINANCIERE / POLITIQUE DE LA VILLE / ASSOCIATIONS

Politique de la Ville

Prospective financière

Grâce à l’outil de prospective financière FinanceActive, le service des finances prépare des scénarios d’évolution budgétaire en tenant notamment compte des baisses de dotations de l’Etat, des possibilités d’économie sur les dépenses de fonctionnement de la collectivité, ainsi que des projets d’investissement présentés par M. le Maire.

 

Associations

Notamment : maintien du niveau de soutien à la vie associative mais orientation, depuis 2016, vers un soutien plus particulier en direction des jeunes, mise en place d’une politique d’économie d’énergie pour les structures disposant de locaux municipaux.

 

FINANCES

Notamment : élaboration des documents budgétaires et financiers (Budget et Compte Administratif  entre autres), exécution et contrôles budgétaires (dépenses et recettes), gestion de la dette et de la trésorerie, gestion des assurances et des sinistres.

 

COMMANDE PUBLIQUE

Préparation, passation et exécution des marchés publics. Veille et recherches juridiques.

 

ARCHIVES / DOCUMENTATIONS

Notamment : trier et classer les archives collectées, communiquer les archives aux services et au public.

 

SYSTEME D’INFORMATION ET TELECOMMUNICATIONS

Notamment : gestion et maintenance du parc informatique de la mairie et des écoles maternelles et élémentaires.

Pôle Juridique et Contrôle de gestion

Missions :

CONSEIL ET VEILLE JURIDIQUE / DOSSIERS SENSIBLES

Conseil et veille juridique

Notamment : conseil aux services de la collectivité et aux partenaires extérieurs (structures associatives notamment).

 Dossiers sensibles :

Suivi des dossiers de contentieux de la collectivité et des dossiers présentant un intérêt particulier ou un enjeu stratégique pour la collectivité.

 

ECONOME DES FLUX / DEVELOPPEMENT DURABLE

Economie de flux :

Notamment : assurer un suivi des consommations de fluides (gaz, fioul et électricité) des bâtiments communaux et de l’éclairage public et élaborer des modes de gestion pour les diminuer et réduire les émissions de gaz à effet de serre, sensibiliser tous les utilisateurs de bâtiments communaux à la maîtrise de consommations de fluides,

Développement durable :

Notamment : faire le lien avec Mulhouse Alsace Agglomération en ce qui concerne l’implication de la Ville d’Illzach dans le Plan Climat Territorial de m2A ainsi que dans le cadre du Plan stratégique et opérationnel de la transition énergétique.

 

AMENAGEMENT / URBANISME

Notamment : renseignements au public, instruction et délivrance des documents relatifs au droit des sols (autorisation de travaux, permis de construire, déclaration préalable, permis de démolir, permis d’aménager, certificats d’urbanisme…), suivi de la procédure de modification du PLU, mise en œuvre de la politique foncière de la ville (acquisition et vente de biens immobiliers).

 

PREVENTION SECURITE ERP

Notamment : prévention (sécurité incendie) dans les Etablissements Recevant du Public (ERP), Commissions de sécurité, commissions communales d’accessibilité handicapés (bâtiments et voirie), information de la population sur les risques majeurs naturels et technologiques.

 

CONTROLE DE GESTION / CONTROLE QUALITE

Notamment : établir le coût de fonctionnement des services et des divers éléments du patrimoine communal, définir des actions permettant de rationaliser le fonctionnement des services et de réaliser des économies budgétaires. Mission de recherche de la meilleure qualité du service réalisé et rendu à la population.

Pôle Services à la Population

Missions :

ACCUEIL UNIQUE / ETAT CIVIL / ELECTIONS

Accueil unique :

Notamment : Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, instruction des demandes et remise de cartes nationales d’identité et des passeports, gestion du fichier de la population, affichage réglementaire, instruction des demandes d’attestation d’accueil en liaison avec la Sous-Préfecture de Mulhouse ou la Préfecture du Haut-Rhin.

 

Etat civil – Cimetière :

Notamment : tenue des registres d’état civil, délivrance d’extraits et de copies intégrales d’actes d’état-civil, délivrance et mises à jour des livrets de famille, gestion administrative du cimetière (attribution des concessions, renouvellement, exhumations, inhumations…).

Elections :

Notamment : gestion des listes électorales (inscriptions, changements de domicile, radiations), organisation des élections politiques.

 

VIE SCOLAIRE

Notamment : inscriptions scolaires pour la première année de maternelle, orientation des inscriptions sur les écoles de secteur, relations avec les directeurs d’école ainsi que les services de l’Education Nationale, les organismes et les services de l’enfance de l’agglomération (périscolaire, multi-accueil), relations et déclarations auprès de la CAF.

 

ESPACE SOCIAL

Notamment : mise en œuvre des dispositions d’aide sociale légale, aide sociale facultative (bons alimentaires, avances ou dons, aides pour les transports), relations avec les partenaires sociaux, recensement pour la « Journée Défense et Citoyenneté ».

Pôle Technique

Missions :

SERVICES SUPPORTS

Appui administratif :

Notamment : accueil physique et téléphonique, gestion des demandes de travaux, et suivi des chantiers.

Bureau étude technique :

Notamment : étude et diagnostic dans le cadre de la mise aux normes des bâtiments pour les personnes à mobilité réduite, gestion technique du patrimoine bâti : étude, réhabilitation ou mutation, déconstruction, suivi des déclarations de travaux, travaux neufs et d’entretien / réparation pour l’éclairage public et la voirie.

Gestion technique :

Notamment : gestion des travaux dans les école, suivi technique et réglementaire des commissions de sécurité.

Logistique :

Préparation et mise en place du matériel lors des réunions, fêtes et manifestations et organisation du planning de viabilité hivernale.

Magasin :

Réception, stockage, préparation et distribution des marchandises et gestion des contrôles d’accès.

 

ESPACES PUBLICS URBAINS

Environnement et voirie :

Notamment : entretien de la voirie communale,  signalisation verticale, production et culture de végétaux, entretien des espaces verts et des terrains sportifs, prop^reté urbaine, création de décors pour les manifestations.

Gestion flotte, Maintenance :

Gestion et maintenance de la flotte automobile ainsi que de l’ensemble du matériel (tondeuses, tronçonneuses…).

 

ESPACES BATIS

Equipements culturels et sportifs :

Entretien, maintenance et nettoyage du matériel, des installations sportives et des salles, préparation des installations pour les compétitions et manifestations diverses

Hygiène et Propreté des Locaux :

Propreté des bâtiments communaux et suivi de l’exécution par les prestataires extérieurs.

Travaux en régie :

Traitement des demandes des écoles, gestion des signalements des équipements défectueux à la demande des usagers, mise en place des lumières de Noël, sécurisation du patrimoine bâti.